De la operativa manual al piloto automático · Estación de servicio familiar

El reto

Una pyme familiar con estación de servicio y bar dedicaba horas cada semana a tareas que se repetían sin parar: descargar facturas del correo una a una y renombrarlas, reformatear las exportaciones del TPV para que el gestor las entendiera, actualizar el diario mensual de caja y gestionar las tareas recurrentes de oficina.

Ninguna de estas tareas era complicada. Pero hacerlas bien, cada día, sin que nada se olvidara ni se copiara mal, consumía tiempo y atención constante. El problema no era la complejidad — era la acumulación.

La solución

Desarrollamos cinco automatizaciones que cubren todo el ciclo operativo del negocio:

1. Descarga y renombrado de facturas: Un script conectado a la API de Gmail descarga automáticamente los PDFs de facturas entrantes y los renombra con un patrón coherente (fecha, tipo de gasto, proveedor). Cuando el formato del PDF es ambiguo, la Claude API interpreta el contenido para clasificarlo correctamente.

2. Formateo del Excel del TPV: Las exportaciones diarias del punto de venta se convierten automáticamente en un libro Excel estructurado con una pestaña por día, secciones claras y formato numérico correcto. El script es acumulativo: reprocesar un día solo sobreescribe esa pestaña.

3. Actualización del diario mensual: Los datos formateados del TPV se vuelcan automáticamente en el diario mensual del gestor, rellenando los 23 campos contables correspondientes en las columnas correctas. Si el diario del mes no existe, se crea desde plantilla.

4. Gestor de tareas recurrentes: Una aplicación de escritorio muestra cada mañana las tareas del día (diarias, semanales y mensuales), arrastra los pendientes automáticamente y no requiere conexión a internet ni cuentas externas.

4. Gestor de tareas recurrentes: Una aplicación de escritorio muestra cada mañana las tareas del día (diarias, semanales y mensuales), arrastra los pendientes automáticamente y no requiere conexión a internet ni cuentas externas.

Extracto de código

# Invoice download and renaming — Gmail API
import re
from googleapiclient.discovery import build
from anthropic import Anthropic

client = Anthropic()

def classify_invoice(pdf_text: str, supplier_exceptions: dict) -> str:
    """Classify invoice as BAR or EESS using rules + AI fallback."""
    text_lower = pdf_text.lower()

    # Rule-based classification first
    for supplier, tag in supplier_exceptions.items():
        if supplier.lower() in text_lower:
            return tag

    bar_keywords = ['hostelería', 'alimentación', 'bebidas', 'makro']
    eess_keywords = ['combustible', 'carburante', 'gasoil', 'repsol', 'cepsa']

    if any(k in text_lower for k in bar_keywords):
        return 'BAR'
    if any(k in text_lower for k in eess_keywords):
        return 'EESS'

    # AI fallback for ambiguous cases
    response = client.messages.create(
        model="claude-haiku-4-5-20251001",
        max_tokens=10,
        messages=[{
            "role": "user",
            "content": f"Clasifica esta factura como BAR o EESS. Solo responde BAR o EESS.\n\n{pdf_text[:500]}"
        }]
    )
    result = response.content[0].text.strip().upper()
    return result if result in ('BAR', 'EESS') else 'EESS'

def build_filename(date: str, tag: str, supplier: str, total: float) -> str:
    mmdd = date.replace('/', '').replace('-', '')[:4]
    supplier_clean = re.sub(r'[^\w]', '', supplier)[:20]
    return f"{mmdd}_{tag}_{supplier_clean}_{total:.2f}.pdf"

Resultados

El impacto fue inmediato y acumulativo. Cada automatización por separado ahorraba minutos; juntas liberan alrededor de 10 horas semanales de trabajo manual.

Impacto medido: - ~10 horas/semana ahorradas en tareas operativas - 0 errores manuales en el proceso contable desde la implantación - Las facturas llegan al gestor ya organizadas y renombradas - El diario mensual se actualiza solo, sin intervención humana - Las tareas recurrentes de oficina se gestionan solas, sin depender de la memoria de nadie